Квалификационные характеристики секретаря руководителя

Должностная инструкция секретаря руководителя

Квалификационные характеристики секретаря руководителя

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2019 года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу “Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях“.

В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно – техническому обеспечению административно – распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно – переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно – регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно – переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно – распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Секретарь должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права секретаря руководителя

Секретарь имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря руководителя

Секретарь несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя – образец 2019 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-sekretarja-rukovoditelja

Организация работы референта руководителя

Квалификационные характеристики секретаря руководителя

В настоящее время для административного сектора характерно широкое разнообразие позиций.

Спрос неуклонно растет на такие должности, как секретарь, офис-менеджер, секретарь приемной, секретарь руководителя, ассистент отдела (руководителя), помощник руководителя, делопроизводитель, референт руководителя и т. п.

Следует отметить, что позиции административного профиля востребованы при любых обстоятельствах, при любых изменениях внешней среды: компании и руководителям всегда нужны грамотные и квалифицированные помощники и ассистенты.

Позиция персонального ассистента и помощника, равно как и личного секретаря руководителя, пользуется сегодня чрезвычайной популярностью. Российский рынок труда полон предложений на замещение административных позиций различного уровня: начиная от секретаря руководителя отдела и заканчивая советником или Personal Assistant (PA) главы компании.

Наряду с традиционными вакансиями секретаря руководителя и помощника сейчас востребованной является должность референта руководителя, которая имеет ряд принципиальных отличий от других административных позиций.

Разнообразие должностей административного сектора

Секретарь руководителя преимущественно занимается вопросами документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя.

В его обязанности входит секретарское обслуживание, прием гостей, регистрация корреспонденции, контроль исполнения документов и поручений, административная поддержка руководителя.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих содержит исчерпывающий перечень требований к этой должности1.

Помощник руководителя – его правая рука. Эту позицию занимает человек, способный аккумулировать множество задач одновременно и принимать по ним быстрые решения. Помощник (ассистент) успевает там, где не успевает его руководитель.

Следует отметить, что в Едином справочнике нет упоминания об этой позиции.

С одной стороны, это объясняется схожестью обязанностей помощника и секретаря руководителя и как следствие затруднениями в разграничении этих должностей, с другой – Справочник носит рекомендательный характер, и поэтому перечень имеющихся там должностей далеко не полный и подлежит постоянной актуализации.

На фоне широкого разнообразия должностей административно-вспомогательного профиля выделяется позиция референта руководителя.

Если с характеристикой секретаря руководителя, ассистента, помощника не возникает никаких затруднений – в настоящее время выработался набор определенных компетенций, которыми должен обладать соискатель на указанные должности, то позиция референта руководителя пока остается трудной для описания.

Стоит обратить внимание на то, что один из разделов Единого квалификационного справочника (Квалификационные характеристики должностей работников организаций атомной энергетики) выделяет эту должность и относит к категории специалистов2.

Однако, несмотря на нормативное закрепление позиции референта в Квалификационном справочнике, эта должность только начинает завоевывать популярность на российском рынке административного персонала.

Референт – качественно иной уровень сотрудника, обеспечивающего деятельность руководителя. Определенный набор требований к этой позиции оформился не окончательно, поэтому профессия находится в процессе становления. Часто референта называют также бизнес-ассистентом.

То есть лицо, замещающее эту должность, должно быть компетентно в таких областях, как администрирование, управление персоналом, бюджетирование, корпоративное право.

Если личный помощник (персональный ассистент) работает непосредственно со своим руководителем, то в обязанности референта входит выстраивание эффективных взаимоотношений между подразделениями организации, грамотное распределение ресурсов, результативное выстраивание рабочего процесса и т. п.

Должностная инструкция референта

Как и для других должностей, для референта должностная инструкция является основным документом, регулирующим его обязанности и полномочия, устанавливающим права и ответственность.

В этой связи важно сделать ссылку на вышеупомянутый раздел Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, который посвящен описанию должности референта. Справочник выделяет такие должностные обязанности референта, как:

  • организация и подготовка совместно с компетентными специалистами по поручению руководства организации докладов, справок по различным направлениям производственно-хозяйственной деятельности организации;
  • организация оперативного доведения до исполнителей приказов, директив, указаний и распоряжений руководства организации и контроль их выполнения;
  • по поручению руководства организация проверок документов и подготовка по ним заключений совместно со специалистами;
  • организация встреч работников структурных подразделений с руководством организации, встреч руководителя организации с представителями других организаций, проведение совещаний.

Рекомендации справочника стоит брать за основу должностной инструкции референта.

Структура этого документа типовая: общие положения, функции, обязанности, права, ответственность, взаимосвязи.

Общие положения

Данный пункт содержит информацию относительно подчиненности референта, порядка назначения на должность и увольнения, требований к квалификации, а также порядка замещения референта на время его отсутствия.

Согласно словарному определению, референт – должностное лицо, готовящее доклады руководителю, консультирующее по определенным вопросам, дающее рекомендации3. Также референт является своеобразным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, осуществляя передачу информации в структурированном виде.

Можно сделать вывод, что основной аспект позиции референта – информационно-коммуникативный.

С одной стороны, референт управляет информационными потоками в организации, с другой стороны, организует слаженную коммуникацию и взаимодействие всех заинтересованных сторон: непосредственного руководителя, сотрудников, представителей сторонних организаций и учреждений.

Сочетание информационной и коммуникативной составляющих позволяет референту объективно подходить к решению тех или иных задач, возложенных на него руководителем, используя все возможные рычаги (сотрудники, сторонние организации) и ресурсы.

Тем не менее зачастую референт в дополнение к своим основным обязанностям выполняет обязанности секретаря руководителя, осуществляя его полную административную и документационную поддержку.

Однако подобное совмещение обязанностей должно быть исключением, нежели правилом.

Работа референта довольно ответственная, мелкие поручения и задачи не должны отвлекать его от выполнения основных обязанностей.

….

ПОЛНЫЙ ТЕКСТ НОМЕРА ДОСТУПЕН ТОЛЬКО ОФИЦИАЛЬНЫМ ПОДПИСЧИКАМ (для получения полного номера зарегистрируйтесь у нас на сайте).

© КОПИРОВАНИЕ МАТЕРИАЛОВ САЙТА ВОЗМОЖНО ТОЛЬКО С ПИСЬМЕННОГО СОГЛАСИЯ ПРАВООБЛАДАТЕЛЯ – TP@TOP-PERSONAL.RU

Источник: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?379

Профессиональные требования к различным категориям секретарей

Квалификационные характеристики секретаря руководителя

⇐ Предыдущая38394041424344454647Следующая ⇒

В настоящее время опубликован новый “Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих”.

Он разработан Институтом труда и утвержден постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. (№ 37).

Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что новые квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

В справочнике в разделе “Общие положения” сделано примечание, в котором указывается, что “под “предприятием” понимаются коммерческие организации, создаваемые в форме хозяйственных товариществ и обществ, в т.ч.

открытых и закрытых акционерных обществ, акционерных обществ работников (народных предприятий), производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий”1 .

Такое же понимание будет вкладываться в этот термин и в данной статье.

Назначение справочника сформулировано достаточно четко: “Настоящий Квалификационный справочник должностей руководи-телей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действен-ный механизм разграничения функций, полномочий и ответственнос-ти, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в совре-менных условиях развития рыночных отношений”.

Как следует из введения, справочник дополнен новыми квалификационными характеристиками должностей работников, функции которых связаны с установлением и развитием рыночных экономических отношений. Это, например, должность менеджера, аудитора, аукциониста, биржевого маклера, оценщика, брокера, дилера и др.

Что касается должностных характеристик секретарского состава, то кроме ранее существовавших, появилась квалификационная характеристика секретаря руководителя и ученого секретаря.

В справочнике в отличие от предыдущего “Сборника тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих” есть одно очень важное изменение – в нем не указываются разряды оплаты труда по единой тарифной сетке, а в разделе “Общие положения” записано, что “Квалификационные категории по оплате труда специалистов уста-навливаются руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при вы-полнении должностных обязанностей, его ответствен. за принимаемые решения, отношение к работе, эффективность и качество тру-да, а также профессиональные знания, опыт практической деят-сти, определяемый стажем работы по специальности, и др.”

Таким образом оплата труда секретаря зависит прежде всего от его знаний, умений, качества работы, ответственности. Это существенное изменение, которое позволяет руководителю оценивать труд работника по конкретным результатам.

Квалификационные характеристики, как и предшествующие, включают три раздела: “Должностные обязанности“, “Должен знать“ и “Требования к квалификации“. Однако название и содержание третьего раздела скорректировано.

В предшествующих квалификационных характеристиках этот раздел назывался — «Требования к квалификации по разрядам оплаты» и упор делался на разряд, хотя указывались и требования к образованию, и стажу работы. В новой редакции в разделе “Требования к квалификации” указываются лишь требования к образованию и стажу работы без тарифной сетки.

Секретарь – это инициативный и исполнительный помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Профессиональные навыки высокий уровень базового образования; умение работать на компьютере; скоростное и грамотное печатание; хорошее знание русского и иностранного языков; умелое обращение с офисной техникой.
Организаторские качества   умение организовать свою работу и работу офиса; способность одновременно выполнять несколько дел, не теряя самообладания; рациональное ведение делопроизводства; умение организовать приемы, презентации, поездки руководителя.
Ответств-ть и надежность умение нести ответственность за поручения, данные руководителем.
Инициативность умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.
Пунктуальность, исполнительность своевременное и точное исполнение поручений и документов; своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях.
Преданность организации, умение хранить конф.информ. чувство сопричастности ко всем делам организации; направленность всей работы на процветание организации; умение проявлять такт и осторожность; не разглашать сведения конфиденциального характера.
Коммуникабельность умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру людьми.
Внешний вид гармоничное сочетание привлекательности и строгого стиля в одежде; элегантность.
Доброжелательность вежливость и приветливость; создание психологического комфорта в офисе.
Личные качества желание повышать свой уровень знаний; интересоваться новинками специальной литературы; осваивать смежные области работы; использовать в своей работе новые приемы, методы, разработки.
Основные характеристики идеального секретаря профессионализм, квалификация, опыт работы; хорошее знание компьютера, другой офисной техники; надежность, исполнительность, высокая работоспособность; коммуникабельность, способность избегать конфликтов; привлекательность, элегантность, здоровье, отсутствие вредных привычек; умение хранить конфиденциальные сведения.

Чтобы достичь высокого уровня квалификации, секретарь должен обладать необходимыми для этого деловыми и личностными качествами или развивать их в себе, работая над своим характером, образованием, развивая хороший вкус.

Кроме того, многие руководители хотели бы работать с секретарем, имеющим высшее образование. Иногда делается акцент на том, чтобы была специальная подготовка: курсы, учебные центры, школы секретарей-референтов.

Безусловно, трудно найти человека, который мог бы в полном объеме обладать всеми перечисленными качествами, но каждый должен стремиться к совершенству в избранной им области деятельности.

Высокий уровень профессиональной подготовки может существенно повлиять на расширение функций, выполняемых секретарем в организации. Профессиональные требования к требованиям секретарей определяются также спецификой деятельности организации, управленческим стилем руководителя и корпоративным подходом к этой должности.

Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых включены в Справочник, установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), введенным в действие с 1 января 1996 г.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих приведены квалификационные характеристики следующих работников секретариата:

– машинистки;

– секретаря-машинистки;

– секретаря руководителя;

– секретаря-стенографистки;

– администратора.

Каждая квалификационная характеристика, включенная в Справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых работником функций.

Соответствие работника квалификационным требованиям является необходимым, но недостаточным условием его эффективной работы.

В зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, размера, стиля управления перечень функциональных обязанностей секретаря может быть разным, и для их эффективного выполнения требуется не только соответствующий уровень профессиональных знаний, но и определенные навыки, умения, деловые и личностные качества.

В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в отношении секретарей разных уровней.

Рынок труда секретарей представлен сегодня такими должностями, как секретарь на телефоне, секретарь-reception; секретарь офиса; секретарь-референт; секретарь-делопроизводитель; офис-менеджер (администратор); секретарь-переводчик; помощник (личный секретарь) руководителя; руководитель секретариата.

Рассмотрим основные должностные обязанности и требования к этим категориям работников.

Секретарь на телефоне. К числу основных должностных обязанностей относятся ответы на телефонные звонки, их переадресация, прием факсов. Секретарь на телефоне должен знать основные правила ведения телефонных переговоров, хорошо владеть речью, уметь пользоваться оргтехникой. Дополнительным требованием является наличие приятного голоса.

В иностранных компаниях и российских фирмах, работающих с иностранными клиентами, похожая по характеру работы должность может называться секретарь-reception.

Помимо ответов на телефонные звонки, в е обязанности входит встреча клиентов, организация переговоров.

Одним из основных требований к кандидатам на данную вакансию является знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне.

Секретарь руководителя (офиса) выполняет довольно значительный объем обязанностей: прием телефонных звонков, встреча клиентов, ведение делопроизводства, снабжение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами. Секретарь руководителя должен знать систему документационного обеспечения управления, деловой этикет, уметь пользоваться компьютером, компьютерными программами и Интернет-ресурсами.

К числу должностных обязанностей секретаря-референта, помимо перечисленных выше, относятся, планирование рабочего времени руководителя, подготовка и организация встреч, выполнение ответственных поручений. В связи с этим секретарь-референт должен хорошо знать сферу деятельности фирмы и ее руководящего состава, уметь работать с информационно-правовыми системами.

В крупных компаниях часто вводится должность офис-менеджера (администратора), в обязанности которого входит решение всех вопросов обеспечения жизнедеятельности офиса (закупка канцелярских товаров и расходных материалов, организация уборки помещений), руководство курьерами и секретарями, контроль за соблюдением рабочего графика и т.д. Офис-менеджер должен знать основы маркетинга, менеджмента, организации производства, уметь организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры. Обязательным требованием являются хорошие организаторские способности.

Должность секретаря-переводчика предусматривается в компаниях, ведущих активную внешнеэкономическую деятельность.

Помимо свободного владения иностранным языком от специалиста требуются знание специальной терминологии, умение обеспечивать переговоры, владеть техникой устного и письменного переводов, возможность сопровождения руководителя в загранкомандировках. Обязательным требованием является знание делового этикета.

Помощник (личный секретарь) руководителя осуществляет контроль исполнения поручений, решений, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, помогает руководителю формировать конструктивные решения, организует встречи и переговоры, осуществляет планирование и организацию рабочего дня руководителя. Помощник руководителя должен владеть знаниями в области менеджмента, документационного обеспечения управления, должен знать основы организации труда, экономики и технологии. Дополнительными требованиями являются психологическая совместимость с руководителем, знание правил этикета.

Должность руководителя секретариата вводится, как правило, в крупных компаниях со штатом секретарей в офисе не менее 5–8.

Основными должностными обязанностями являются расстановка, организация, координация работы секретарей и контроль за их деятельностью.

В некоторых компаниях должностные обязанности руководителя секретариата частично совмещены с функциями админ-ра (офис-менеджера).

⇐ Предыдущая38394041424344454647Следующая ⇒

Дата добавления: 2015-04-19; просмотров: 2646. Нарушение авторских прав

Рекомендуемые страницы:

Источник: https://studopedia.info/2-73980.html

Журнал «Секретарское дело»

Квалификационные характеристики секретаря руководителя

Ольга МОИСЕЕНКО

Единый квалификационный справочник «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», утвержденный постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (далее — ЕКСД), дает следующую градацию профессии «секретарь» (условно отнесем к ней и должность помощника руководителя):

· помощник руководителя;

· секретарь приемной руководителя;

· секретарь-референт;

· секретарь;

· секретарь незрячего специалиста

И если три первые должности относятся к категории «Специалисты», то две последние входят в раздел «Другие служащие (технические исполнители)».

Давайте рассмотрим, что общего в квалификационных требованиях, предъявляемых к претендентам на эти должности, а в чем они разнятся.

Самые жесткие критерии в этом списке предъявляются к помощнику руководителя, в чьи должностные обязанности входит:

· выполнение работы, носящей аналитико-конструктивный и информационно-технический характер, а также работы общего характера по поручению и под непосредственным контролем руководителя;

· осуществление информационно-технической работы с документами, которые поступают на имя руководителя и выходят за его подписью;

· подготовка руководителю предложений по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя руководителя, осуществление координации их выполнения;

· участие вместе с руководителем в составлении графика (планировании) его работы, деловых поездок, встреч и пр., принятие мер по его соблюдению;

· осуществление технического обеспечения деятельности руководителя (заказ билетов, транспорта и пр., организация встреч, совещаний, переговоров и пр.);

· сопровождение руководителя в деловых поездках, встречах, специальных приемах и пр.; непосредственное участие в них по вопросам, обозначенным руководителем, доклад руководителю об итогах этих мероприятий;

· ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результаты встреч, переговоров, совещаний и пр.;

· осуществление связи с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, средствами массовой информации для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих его непосредственного участия;

· по поручению руководителя согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителя, контроль их выполнения;

· осуществление сбора материалов и информации, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю;

· получение по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документов и информации, необходимых руководителю;

· контроль своевременного рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, пришедших на имя руководителя;

· выполнение разовых поручений руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению;

· выполнение иных поручений руководителя в рамках служебных отношений.[1]

Очевидно, что для надлежащего выполнения должностных обязанностей помощник руководителя должен обладать не только соответствующими личностными качествами и способностями, но и хорошо знать:

· нормативные правовые акты, регламентирующие приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики;

· внутреннюю и внешнюю политику организации;

· профиль, специализацию и особенности организационно-управленческой структуры организации;

· структуру и оборудование современного офиса;

· принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях;

· принципы и методы управления;

· организацию делопроизводства, связей с общественностью, средствами массовой информации;

· основы этики и эстетики;

· порядок делового общения;

· порядок систематизации учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий;

· основы экономики, организации труда и управления;

· основы трудового законодательства;

· правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

В соответствии с ЕКСД на должность помощника руководителя может претендовать работник с высшим образованием без предъявления требований к стажу работы.

Достаточно сложен и широк круг обязанностей и у секретаря приемной руководителя, в чьи должностные обязанности входит:

· осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации;

· прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, ее передача в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

· ведение делопроизводства, выполнение различных операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

· прием документов и личных заявлений на подпись руководителя организации;

· подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;

· отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования;

· организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение ее до сведения руководителя, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограмм, своевременное доведение до сведения руководителя информации, полученной по каналам связи;

· по поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем;

· выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;

· осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;

· ведение контрольно-регистрационной картотеки;

· обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие его эффективной работе;

· печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы, или ввод текущей информации в банк данных;

· организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

· размножение документов на персональном ксероксе;

· формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечение их сохранности и передача в архив организации в установленные сроки.

Знания, которыми в соответствии с ЕКСД должен обладать секретарь приемной руководителя, более узконаправлены, чем у помощника руководителя и касаются в основном организации делопроизводства и архивного хранения документов, а также основ трудовых отношений. Работник, занимающий должность секретаря приемной руководителя, должен знать:

· нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

· структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

· организацию делопроизводства;

· методы оформления и обработки документов;

· архивное дело;

· машинопись;

· правила пользования приемно-переговорными устройствами;

· стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

· правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

· основы этики и эстетики;

· правила делового общения;

· основы организации труда и управления;

· правила эксплуатации вычислительной техники;

· основы административного права и законодательства о труде;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда.

Должность секретаря приемной руководителя может занимать работник с высшим или средним специальным образованием без предъявления требований к стажу работы.

Сравнивая должностные обязанности помощника руководителя и секретаря приемной руководителя, мы увидим, что если у первого основное направление деятельности — это анализ и сбор необходимой руководителю информации, исполнение представительских функций и выполнение поручений, зачастую требующих самостоятельного принятия решений, то среди основных обязанностей второго преобладает документационное и техническое обеспечение деятельности руководителя. В этом смысле к должности секретаря приемной руководителя очень близко стоит должность секретаря-референта. Основное различие между ними заключается в том, что в соответствии с требованиями ЕКСД секретарь-референт обязан владеть 1–2 иностранными языками. Кроме должностных обязанностей, перечисленных выше (а они аналогичны тем, которые вменяются секретарю приемной руководителя), среди его должностных обязанностей присутствует участие в переговорах без переводчика (при необходимости секретарь-референт должен выступить в данной роли) и организация приема иностранных партнеров. Кроме того, в обязанности секретаря-референта входит подготовка обзоров прессы, комплектация справочных материалов, необходимых руководителю, их классификация и ведение тематических досье. Секретарь-референт должен иметь высшее или среднее специальное образование (без предъявления требований к стажу работы).

Как отмечалось ранее, должность секретаря относится к техническому персоналу, а, соответственно, его должностные обязанности в первую очередь направлены на осуществление технического обеспечения обслуживания работы руководителя организации (его заместителей). В ходе реализации должностных обязанностей секретарь:

· собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей;

· организует телефонные переговоры руководителя, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;

· осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

· печатает по указанию руководителя служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных;

· при владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных;

· передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);

· оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники;

· принимает документы на подпись руководителю;

· организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений;

· осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

· ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, поставленных на контроль;

· формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

· подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы;

· обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;

· соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

В соответствии с требованиями ЕКСД секретарь должен знать:

· положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

· структуру организации и ее подразделений;

· машинопись;

· правила орфографии и пунктуации;

· правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

· правила эксплуатации компьютерной техники, техники для тиражирования печатных материалов, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств;

· правила пользования приемно-переговорными устройствами;

· стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

· основы этики и эстетики;

· правила делового общения; основы организации труда;

· основы законодательства о труде;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· требования по охране труда и пожарной безопасности.

Должность секретаря может занимать работник, имеющий среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

Специфика деятельности секретаря незрячего специалиста отражена в его должностных обязанностях, которые, помимо ведения делопроизводства, предписывают ему оформление документов рельефно-точечным шрифтом Брайля, чтение вслух незрячему специалисту различной информации, его сопровождение в командировках и т.д.

[1] Все должностные обязанности и требования к секретарским работникам приведены в данном материале в соответствии с ЕКСД.

Источник: https://profmedia.by/pub/sec/art/105434/

Наше право
Добавить комментарий